Bei einem Dokumentenscanner handelt es sich um ein mobiles Scanngerät, mit dem neben Dokumenten, auch Fotos, Bücher und Visitenkarten einwandfrei digitalisiert werden können.

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Dokumentenscanner sind vor allem für den mobilen Einsatz konzipiert. Die meisten Geräte sind kompakt geformt, handlich, leichtgewichtig sowie überall platzsparend aufstellbar.

Perfekten Einsatz findet ein Dokumentenscanner für ein kleines papierloses Büro und im Privathaushalt. Auch Vielreisende profitieren von der Funktionsweise und Ausstattung eines Dokumentenscanners, der netzwerkfähig ist.

Dabei ist es egal welche Dokumente sie einscannen wollen. Ob Reisepass, Personalausweis, Führerschein, Zeugnisse oder ganz einfache Papiere, ein Dokumentenscanner kommt mit jeder Art von Dokument klar.

Modellarten

Für den privaten und gelegentlich gewerblichen Gebrauch unterscheidet man zwischen zwei Arten von Dokumentenscannern: Einzug-Scanner und Flachbettscanner. Rein äußerlich unterscheiden sich diese beiden Scannerarten von der Größe. Ein Flachbettscanner benötigt im Gegensatz zu einem Einzug-Scanner sehr viel Platz. Jedoch ist es mit diesem Gerät möglich, Texte aus Büchern und Zeitschriftseiten zu digitalisieren. Bei einem Einzug-Scanner können in den meisten Fällen nur sehr dünne Papierstapel von 5 bis 10 Seiten in einem Arbeitsgang verarbeitet werden.

Je nachdem, wie viel Platz für den Dokumentenscanner zur Verfügung steht, sollte man zwischen diesen beiden Arten auswählen. Einzugsscanner sind dank ihrer Platzersparnis besonders gut für den mobilen Einsatz geeignet, während Flachbettscanner sich am besten an einem bestimmten Ort verwenden lassen. Vom Stromverbauch, der Ausstattung und dem Funktionsumfang unterscheiden sich Flachbettscanner von Einzug-Scannern kaum.

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Dokumentenscanner Kauftipps

Bevor man sich einen mobilen Scanner zulegt, sollte man sich genau überlegen, wofür man das Gerät einsetzen möchte und vorwiegend braucht. Zunächst muss man sich über die kompatiblen Betriebssysteme des gewünschten Scanngeräts informierten. Vor allem die neusten Betriebssysteme, wie Windows 7 und Windows 8 sowie Windows XP werden von den meisten auf dem Markt erhältlichen Dokumentenscannern unterstützt. Bei älteren Systemen kann es allerdings passieren, dass die notwendigen Updates der Treiber nicht gewährleistet werden können. Sehr schwierig ist es beispielsweise ein Gerät zur Dokumentenverwaltung für das Betriebssystem „Linux“ zu finden, da die Hersteller meistens keine Treibersoftware, die für das System geeignet ist, mitliefern.

Es ist durchaus möglich die notwendigen Treiber online im Internet zu suchen, aber das ist sehr zeitaufwendig. Ähnliche Komplikationen gibt es für das Betriebssystem MAC OS, auch wenn dafür momentan mehr Scanner angeboten werden, ist die Auswahl sehr beschränkt. Wenn man ein passendes kompatibles Gerät gefunden hat, gibt es einige wichtige Punkte, die man beim Kauf beachten muss:

Software

Besonders wichtig zu beachten ist die mitgelieferte Software des Scanngeräts. Die Software muss ebenso gut sein wie der Dokumentenscanner selbst. Wenn man mit dem Gerät hauptsächlich Fotos und ebenso auch Dokumente digitalisieren möchte, ist es unumgänglich, dass ein passendes Bildbearbeitungsprogramm mitgeliefert wird, etwa wie Photoshop Elements. Wenn vorrangig Dokumente digitalisiert und archiviert werden sollen, sollte man auf ein sehr gutes Texterkennungsprogramm achten. Ein gutes Texterkennungsprogramm ermöglicht, dass Dokumente, die mit Bildern und formatierten Texten versehen sind, in eine durchsuchbare PDF-Datei verarbeitet werden können. Daher sollte eine sogenannte „OCR-Software“ im Lieferumfang enthalten sein.

Einsatzgebiet

Für Anwender, die einen Laptop besitzen und viel unterwegs sind, eignet sich ein flaches CIS-Scanngerät einwandfrei. Diese Art mobiler Scanner ist besonders vorteilhaft, da er ein geringes Gewicht aufbringt und durch ein schlankes, kompaktes Design überzeugt. Netzwerk Dokumentenscanner lassen sich überall platzsparend verstauen und aufstellen. Außerdem beziehen diese Dokumentenscanner ihren Strom über einen USB-Anschluss. CCD-Scanner eignen sich für Anwender, die vorrangig Bücher digitalisieren möchten. Diese Geräte liefern ausgezeichnete Ergebnisse, auch dann, wenn die Bücher nicht ganz dicht an der Scannscheibe des Geräts eingelesen werden sollen.

Wer einen Dokumentenscanner fürs Büro benutzen möchte, ist am besten mit einem sogenannten „Einzug Scanner“ bedient. Scanner mit Einzug gewährleisten, dass mehrere Dokumentenstapel innerhalb eines Arbeitsgangs digitalisiert werden können. Im Gegensatz dazu eignen sich Flachbettscanner für private Nutzer, die gelegentliche Digitalisierungen vornehmen möchte. Bei Flachbettscannern muss nämlich jedes Blatt Papier einzeln in den Einzug eingelegt werden, das nennt man auch Einzelblatteinzug. Wer den Dokumentenscanner hauptsächlich zum Digitalisieren von Fotos und Bildern nutzen möchte, sollte Markengeräte von Canon oder Fujitsu auswählen. Diese Geräte bieten unter anderem eine ausgezeichnete Software und eine hervorragende Benutzeroberfläche.

Außerdem liefern sie im Gegensatz zu anderen Herstellermodellen einen großen Funktionsumfang. Wer den Dokumentenscanner vorrangig dazu benötigt, um Negative oder Dias zu digitalisieren, sollte entweder zu einem speziellen Dia-Scanner greifen oder einen Flachbettscanner erwerben, der mit einer Durchlichtereinheit ausgestattet ist. Bei der Durchlichtereinheit handelt es sich um eine Lampe, die Negative und Dias von der Rückseite her beleuchtet, um so bessere Scannergebnisse zu erzielen. Alternativ kann man auch Negative- und Dia-Abzüge im Vorraus erstellen und diese auf den Flachbettscanner einlegen.

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Ausstattung und Leistung

Der Gerät zum Scannen von Dokumenten sollte bestenfalls eine Auflösung von 600 dpi und 1200 dpi gewährleisten. Es gibt auch Scanngeräte, die eine Auflösung von bis zu 2400 dpi bieten, diese Modelle eignen sich vor allem dann, wenn Fotos in einer Größe von 10 Zentimetern x 15 Zentimetern digitalisiert werden sollen. Auch sollte die Farbtiefe des Scanngeräts passen. Wichtig ist vor allem, dass die Farbübergänge der Bilder sehr gut und natürlich realisiert werden können. In den meisten Fällen reicht hierbei eine Farbtiefe von 24 Bit aus. Für professionelle Digitalisierungen sollte man auf mindestens 96 Bit Farbtiefe setzen.

Neben der Auflösung und Farbtiefe sollte man außerdem auf die Schnittstelle des Geräts achten. Standardmäßig gewährleisten die auf dem heutigen Markt erhältlichen Visitenkartenscanner und Dokumentenscanner einen USB- Anschluss (USB 1.0, USB 2.0 oder USB 3.0). Wichtig ist hierbei, dass die Schnittstelle mit dem eigenen PC übereinstimmt. Hierzu muss unbedingt in den Produktinformationen nachgelesen werden. Viele Geräte, die einen USB-Anschluss besitzen und darauf ausgelegt sind, Fotos und Dokumente scannen zu können, sind außerdem mit einem passenden Netzkabel als Ersatzteilversorgung ausgestattet. Vorteilhaft ist es, wenn man die Vorderseiten und Rückseiten der Dokumente gleichzeitig in einem Arbeitsgang scannen kann: Hierzu sollte man auf einen Duplex Dokumentenscanner setzen.

Geräuschentwicklung

Neben der mitgelieferten Software, dem Einsatzgebiet, der Ausstattung und Leistung ist es ebenfalls wichtig auf die gegebene Lärmentstehung durch den Dokumentenscanner zu achten. Dieser Aspekt ist vor allem zu beachten, wenn das Gerät vorrangig im privaten Arbeitsumfeld benutzt werden soll. Dokumentenscanner, die mehrere Papierarten und Papierdicken verarbeiten können, entwickeln oftmals laute Geräusche, die auf Dauer durchaus als störend empfunden werden könnten.

Vor- und Nachteile

Vorteile eines Dokumentenscanner:

Nachteile eines Dokumentenscanner:

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