Bei einem Dokumentenscanner handelt es sich um ein mobiles Scanngerät, mit dem neben Dokumenten, auch Fotos, Bücher und Visitenkarten einwandfrei digitalisiert werden können.

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Dokumentenscanner sind vor allem für den mobilen Einsatz konzipiert. Die meisten Geräte sind kompakt geformt, handlich, leichtgewichtig sowie überall platzsparend aufstellbar. Perfekten Einsatz findet ein Dokumentenscanner für ein kleines papierloses Büro und im Privathaushalt. Auch Vielreisende profitieren von der Funktionsweise und Ausstattung eines Dokumentenscanners, der netzwerkfähig ist.

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Dabei ist es egal welche Dokumente sie einscannen wollen. Ob Reisepass, Personalausweis, Führerschein, Zeugnisse oder ganz einfache Papiere, ein Dokumentenscanner kommt mit jeder Art von Dokument klar.

Modellarten

Für den privaten und gelegentlich gewerblichen Gebrauch unterscheidet man zwischen zwei Arten von Dokumentenscannern: Einzug-Scanner und Flachbettscanner. Rein äußerlich unterscheiden sich diese beiden Scannerarten von der Größe. Ein Flachbettscanner benötigt im Gegensatz zu einem Einzug-Scanner sehr viel Platz. Jedoch ist es mit diesem Gerät möglich, Texte aus Büchern und Zeitschriftseiten zu digitalisieren. Bei einem Einzug-Scanner können in den meisten Fällen nur sehr dünne Papierstapel von 5 bis 10 Seiten in einem Arbeitsgang verarbeitet werden.

Je nachdem, wie viel Platz für den Dokumentenscanner zur Verfügung steht, sollte man zwischen diesen beiden Arten auswählen. Einzugsscanner sind dank ihrer Platzersparnis besonders gut für den mobilen Einsatz geeignet, während Flachbettscanner sich am besten an einem bestimmten Ort verwenden lassen. Vom Stromverbauch, der Ausstattung und dem Funktionsumfang unterscheiden sich Flachbettscanner von Einzug-Scannern kaum.

Dokumentenscanner Kauftipps

Bevor man sich einen mobilen Scanner zulegt, sollte man sich genau überlegen, wofür man das Gerät einsetzen möchte und vorwiegend braucht. Zunächst muss man sich über die kompatiblen Betriebssysteme des gewünschten Scanngeräts informierten. Vor allem die neusten Betriebssysteme, wie Windows 7 und Windows 8 sowie Windows XP werden von den meisten auf dem Markt erhältlichen Dokumentenscannern unterstützt. Bei älteren Systemen kann es allerdings passieren, dass die notwendigen Updates der Treiber nicht gewährleistet werden können. Sehr schwierig ist es beispielsweise ein Gerät zur Dokumentenverwaltung für das Betriebssystem „Linux“ zu finden, da die Hersteller meistens keine Treibersoftware, die für das System geeignet ist, mitliefern.

Es ist durchaus möglich die notwendigen Treiber online im Internet zu suchen, aber das ist sehr zeitaufwendig. Ähnliche Komplikationen gibt es für das Betriebssystem MAC OS, auch wenn dafür momentan mehr Scanner angeboten werden, ist die Auswahl sehr beschränkt. Wenn man ein passendes kompatibles Gerät gefunden hat, gibt es einige wichtige Punkte, die man beim Kauf beachten muss:

Software

Besonders wichtig zu beachten ist die mitgelieferte Software des Scanngeräts. Die Software muss ebenso gut sein wie der Dokumentenscanner selbst. Wenn man mit dem Gerät hauptsächlich Fotos und ebenso auch Dokumente digitalisieren möchte, ist es unumgänglich, dass ein passendes Bildbearbeitungsprogramm mitgeliefert wird, etwa wie Photoshop Elements. Wenn vorrangig Dokumente digitalisiert und archiviert werden sollen, sollte man auf ein sehr gutes Texterkennungsprogramm achten. Ein gutes Texterkennungsprogramm ermöglicht, dass Dokumente, die mit Bildern und formatierten Texten versehen sind, in eine durchsuchbare PDF-Datei verarbeitet werden können. Daher sollte eine sogenannte „OCR-Software“ im Lieferumfang enthalten sein.

Einsatzgebiet

Für Anwender, die einen Laptop besitzen und viel unterwegs sind, eignet sich ein flaches CIS-Scanngerät einwandfrei. Diese Art mobiler Scanner ist besonders vorteilhaft, da er ein geringes Gewicht aufbringt und durch ein schlankes, kompaktes Design überzeugt. Netzwerk Dokumentenscanner lassen sich überall platzsparend verstauen und aufstellen. Außerdem beziehen diese Dokumentenscanner ihren Strom über einen USB-Anschluss. CCD-Scanner eignen sich für Anwender, die vorrangig Bücher digitalisieren möchten. Diese Geräte liefern ausgezeichnete Ergebnisse, auch dann, wenn die Bücher nicht ganz dicht an der Scannscheibe des Geräts eingelesen werden sollen.

Wer einen Dokumentenscanner fürs Büro benutzen möchte, ist am besten mit einem sogenannten „Einzug Scanner“ bedient. Scanner mit Einzug gewährleisten, dass mehrere Dokumentenstapel innerhalb eines Arbeitsgangs digitalisiert werden können. Im Gegensatz dazu eignen sich Flachbettscanner für private Nutzer, die gelegentliche Digitalisierungen vornehmen möchte. Bei Flachbettscannern muss nämlich jedes Blatt Papier einzeln in den Einzug eingelegt werden, das nennt man auch Einzelblatteinzug. Wer den Dokumentenscanner hauptsächlich zum Digitalisieren von Fotos und Bildern nutzen möchte, sollte Markengeräte von Canon oder Fujitsu auswählen. Diese Geräte bieten unter anderem eine ausgezeichnete Software und eine hervorragende Benutzeroberfläche.

Außerdem liefern sie im Gegensatz zu anderen Herstellermodellen einen großen Funktionsumfang. Wer den Dokumentenscanner vorrangig dazu benötigt, um Negative oder Dias zu digitalisieren, sollte entweder zu einem speziellen Dia-Scanner greifen oder einen Flachbettscanner erwerben, der mit einer Durchlichtereinheit ausgestattet ist. Bei der Durchlichtereinheit handelt es sich um eine Lampe, die Negative und Dias von der Rückseite her beleuchtet, um so bessere Scannergebnisse zu erzielen. Alternativ kann man auch Negative- und Dia-Abzüge im Vorraus erstellen und diese auf den Flachbettscanner einlegen.

Ausstattung und Leistung

Der Gerät zum Scannen von Dokumenten sollte bestenfalls eine Auflösung von 600 dpi und 1200 dpi gewährleisten. Es gibt auch Scanngeräte, die eine Auflösung von bis zu 2400 dpi bieten, diese Modelle eignen sich vor allem dann, wenn Fotos in einer Größe von 10 Zentimetern x 15 Zentimetern digitalisiert werden sollen. Auch sollte die Farbtiefe des Scanngeräts passen. Wichtig ist vor allem, dass die Farbübergänge der Bilder sehr gut und natürlich realisiert werden können. In den meisten Fällen reicht hierbei eine Farbtiefe von 24 Bit aus. Für professionelle Digitalisierungen sollte man auf mindestens 96 Bit Farbtiefe setzen.

Neben der Auflösung und Farbtiefe sollte man außerdem auf die Schnittstelle des Geräts achten. Standardmäßig gewährleisten die auf dem heutigen Markt erhältlichen Visitenkartenscanner und Dokumentenscanner einen USB- Anschluss (USB 1.0, USB 2.0 oder USB 3.0). Wichtig ist hierbei, dass die Schnittstelle mit dem eigenen PC übereinstimmt. Hierzu muss unbedingt in den Produktinformationen nachgelesen werden. Viele Geräte, die einen USB-Anschluss besitzen und darauf ausgelegt sind, Fotos und Dokumente scannen zu können, sind außerdem mit einem passenden Netzkabel als Ersatzteilversorgung ausgestattet. Vorteilhaft ist es, wenn man die Vorderseiten und Rückseiten der Dokumente gleichzeitig in einem Arbeitsgang scannen kann: Hierzu sollte man auf einen Duplex Dokumentenscanner setzen.

Geräuschentwicklung

Neben der mitgelieferten Software, dem Einsatzgebiet, der Ausstattung und Leistung ist es ebenfalls wichtig auf die gegebene Lärmentstehung durch den Dokumentenscanner zu achten. Dieser Aspekt ist vor allem zu beachten, wenn das Gerät vorrangig im privaten Arbeitsumfeld benutzt werden soll. Dokumentenscanner, die mehrere Papierarten und Papierstärken verarbeiten können, entwickeln oftmals laute Geräusche, die auf Dauer durchaus als störend empfunden werden könnten.

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Vor- und Nachteile

Vorteile eines Dokumentenscanner:

Nachteile eines Dokumentenscanner:

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FAQs – Häufig gestellte Fragen über Dokumentenscanner

Gibt es auch Dokumentenscanner mit Netzwerkanschluss oder sogar W-LAN?

Es gibt im Handel auch Dokumentenscanner zu erwerben, die mit einem Netzwerkanschluss oder einer W-LAN Funktion ausgestattet sind. Standardmäßig sind alle Scanner mit einem USB-Anschluss ausgestattet, aber je nach gewünschtem Anwendungsbereich könnte sich eine solche Zusatzausstattung Ihres Dokumentenscanner auch bezahlt machen.

Kann ich mit einem Dokumentenscanner Vorder- und Rückseite eine Blatts gleichzeitig erfassen?

Bessere Produkte auf dem Markt verfügen auch über diese sogenannte Duplexfunktion, dadurch kann die Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst werden. Dokumentenscanner mit dieser Funktion sind aber dementsprechend auch teurer als Scanner, die diese Funktionsweise nicht aufweisen können. Außerdem geht eine solche doppelseitige Aufnahme nur bei Einzug-Scannern und nicht bei Flachbettscannern.

Was ist ein Einzugsscanner?

Ein Einzugsscanner eignet sich zur Digitalisierung von Dokumenten und losen Seiten. Bei besseren Produkten kann man sogar mehrere Blätter in einem Stapel auf die Ablagefläche des Scanners legen und dieser zieht die Seiten einzeln ein. Das kann natürlich sehr viel Zeit sparen und außerdem gibt es Scanner dieser Art, die mit einer Duplex-Funktion ausgestattet sind. Beim Einziehen können solche Geräte beide Seiten des Blatts gleichzeitig einscannen, was bei doppelt bedruckten Seiten natürlich enorm viel Zeit für den Endverbraucher ersparen kann. Ein Nachteil dieser Scanner-Art ist es, dass man keine einzelnen Buchseiten einscannen kann. Für solche Aufgaben benötigt man einen Flachbettscanner.

Was ist ein Flachbettscanner?

Beim Flachbettscanner wird die zu scannende Seite auf eine Glasplatte gelegt. Eine Beleuchtungseinheit fährt unter dieser Platte durch und digitalisiert die eingelegte Seite. Dieser Bautyp von Scanner benötigt zwar mehr Platz als der Einzugsscanner, aber man kann auch einzelne Seiten aus einem Buch heraus digitalisieren. Ein Nachteil dieser Scanner-Art ist, dass man jedes Blatt einzeln in das Gerät einlegen muss. Hat man viele lose Seiten zu scannen, dann empfiehlt sich meist die Anschaffung eine Einzugsscanners.

Gibt es auch mobile Dokumentenscanner, die man zu Kunden mitnehmen kann?

Es gibt auch Dokumentenscanner, die sehr kompakt gebaut sind und kein sonderlich hohes Eigengewicht aufweisen. Einige Modelle sind eigens für den mobilen Gebrauch entwickelt und diese können leicht verstaut und transportiert werden. Sie eignen sich daher auch hervorragend dazu, beim Außendienst mit zu Kunden genommen zu werden. Natürlich gibt es hier starke Unterschiede von Modell zu Modell und sie sollten sich vor dem Kauf gut über die Scanner-Eigenschaften informieren, wenn Sie Ihren Scanner gerne mobil einsetzen möchten.

Wie laut wird ein Dokumentenscanner?

Hier gibt es keine allgemein gültige Antwort und die Geräuschentwicklung kann von Modell zu Modell sehr unterschiedlich sein. Scanner, die für die Bearbeitung verschiedener Papierarten konzipiert sind, haben meist auch eine höhere Betriebslautstärke. Sind Sie auf der Suche nach einem Scanner für den Hausgebrauch und scannen eigentlich lediglich normale Din-A4 Blätter, dann sollten Sie sich für einen Scanner entscheiden, der einfacher konzipiert ist. Dann ist die Chance höher, dass die Lärmbelästigung sich in Grenzen hält. Wenn der Geräuschpegel ein besonders wichtiges Kaufkriterium für Sie ist, dann empfiehlt es sich auch diverse Kundenbewertungen zum Produkt im Internet zu lesen. Ist ein Scanner besonders laut, dann wird das sicherlich auch in den Bewertungen ersichtlich werden.

Welche Betriebssysteme werden von einem Dokumentenscanner unterstützt?

Die meisten Dokumentenscanner unterstützen Windows als Betriebssystem. Etwas schwieriger kann es bereits mit MAC OS sein. Ob Ihr ausgewählter Scanner mit Ihrem MAC kompatibel ist, das sollten Sie einfach aus der Produktbeschreibung entnehmen können. Besonders schwierig ist es, einen kompatiblen Dokumentenscanner zu finden, wenn man mit Linux als Betriebssoftware arbeitet. Hier könnte sich die Suche nach einem geeigneten Gerät etwas aufwendig gestalten.

Wie hoch sollten die DPI-Anzahl und die Farbtiefe eines Dokumentenscanners mindestens sein?

Das ist sehr stark von Ihren Anforderungen an den Scanner abhängig und es gibt daher keine allgemein gültige Antwort. Als Faustregel sollte der Dokumentenscanner eine Auflösung von mindestens 600 dpi haben, damit man qualitativ hochwertige Scanergebnisse damit erzielen kann. Für normale Anwendungsbereiche des Dokumentenscanners sollte auch eine Farbtiefe von 24 Bit in der Regel ausreichend sein. Wollen Sie beispielsweiße alte Fotos in guter Qualität digitalisieren, dann sollten die Werte auch deutlich höher liegen. Optimale Ergebnisse erzielt man hier mit einer Auflösung von 2400 dpi und 96 Bit. Solche Geräte sind aber natürlich auch dementsprechend teurer, als weniger leistungsstarke Dokumentenscanner.

Tipps zur Produktpflege von Dokumentenscannern

Ein Dokumentenscanner gehört auf jeden Fall zur Grundausstattung eines jeden Büros, aber auch in den meisten Privathaushalten findet sich dieses technische Hilfsmittel wieder. Wer diverse Unterlagen digitalisieren möchte, der ist mit einem solchen Gerät auch bestens beraten. Wie alle technischen Hilfsmittel benötigt natürlich auch ein Dokumentenscanner etwas Aufmerksamkeit bei der Produktpflege. Somit gewährleisten Sie nicht nur, dass die Qualität der Scanergebnisse zufriedenstellend bleibt, sondern auch die Lebensdauer verlängert sich dadurch. Da Dokumentenscanner auch einiges an Geld kosten können, macht sich eine gewissenhafte Pflege oft schnell bezahlt. Wie sie bei der Reinigung und Pflege Ihres Scanners am besten vorgehen, erfahren Sie hier in einer kurzen und übersichtlichen Anleitung.

Dokumentenscanner reinigen und pflegen – So wird’s gemacht:

Bei einem Dokumentenscanner handelt es sich um ein empfindliches, technisches Gerät und dementsprechend sollte man auch sehr vorsichtig bei der Produktpflege vorgehen. Bevor Sie mit etwaigen Arbeiten am Gerät beginnen, sollten Sie dieses unbedingt von der externen Stromversorgung abnehmen.

Um das Äußere des Scanners von Staub und leichtem Schmutz zu befreien, verwenden sie am besten ein weiches Mikrofasertuch. Da es meist keine sonderlich hartnäckigen Verschmutzungen gibt, sollte ein trockenes Tuch zur Reinigung reichen. Sollte es aus irgendwelchen Gründen doch zu resistenterem Schmutz am Scanner gekommen sein, können Sie das Tuch auch wahlweise ein wenig anfeuchten und ein sanftes Reinigungsmittel verwenden. Achten Sie aber penibel genau darauf, dass keine Feuchtigkeit durch diverse Öffnungen im Gehäuse ans Innere des Dokumentenscanners gelangen kann. Ansonsten besteht die Gefahr eines Kurzschlusses und im schlimmsten Fall trägt Ihr Scanner dann irreversible Schäden davon. Ebenso sollten Sie gänzlich auf die Verwendung von aggressiven oder scheuernden Reinigungsmittel und harten Putzutensilien verzichten. Diese können dem Gehäuse aus Kunststoff stark zusetzen und somit auch die Lebensdauer Ihres Dokumentenscanners deutlich herabsetzen.

Bevor Sie mit der Produktpflege Ihres Dokumentenscanners beginnen sollten Sie unbedingt die mitgelieferte Gebrauchsanweisung zur Hand nehmen. Hier finden sie Modell-spezifische Anleitungen zur Reinigung, Wartung und eventuellen Fehlerbehebung. Ebenso wird hier meist angegeben, wie oft eine gründliche Reinigung notwendig ist.

Abhängig vom Bautyp Ihres Scanners muss man auch ein wenig unterschiedlich bei der Produktpflege vorgehen. Bei einem Flachbettscanner sollte die Glasplatte, auf der das zu scannende Blatt gelegt wird, besonders gut gereinigt werden. Hierfür können Sie sogar normalen Glasreiniger verwenden. Seien Sie aber vorsichtig beim Verteilen des Reinigungsmittels. Eine saubere Glasplatte gewährleistet auch eine bessere Qualität des eingescannten Materials.

Bei einem Einzugsscanner muss vor allem darauf geachtet werden, dass die diversen Rollen im Gerät in regelmäßigen Abständen gereinigt werden. Der Zugriff auf die Rollen kann sich hier Modell-spezifisch stark voneinander unterscheiden und bevor Sie das Gehäuse öffnen, sollten Sie unbedingt im Benutzerhandbuch die korrekte Vorgehensweise nachlesen. Zur Reinigung der Rollen eignen sich Wattestäbchen besonders gut. Im Inneren eines herkömmlichen Einzugsscanners befindet sich auch noch das Vorlagenglas, das von Staub und Schmutz befreit werden muss. Viele Hersteller von Dokumentenscannern bieten übrigens ein eigenes Pflegeset für Ihre Geräte an. Die Anschaffung eines solchen Sets ist zwar nicht zwingend notwendig, kann die Produktpflege Ihres Dokumentenscanners aber auch deutlich vereinfachen.

Sollte Ihr Scanner nicht mehr funktionieren und können Sie den Fehler auch nicht mit Hilfe der Problembehebungs-Tipps in der mitgelieferten Gebrauchsanweisung beseitigen, dann lassen Sie diverse Reparaturarbeiten am besten nur von ausgebildetem Fachpersonal durchführen. Legen Sie selbst Hand an bei der Reparatur, dann verfällt in der Regel auch die Herstellergarantie.

Die Produktpflege eines Dokumentenscanners sollte nicht sonderlich zeitaufwendig sein, aber wenn sie gewissenhaft durchgeführt wird, dann können Sie noch für viele Jahre treue Dienste von Ihrem technischen Helfer erwarten.

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